В августе и сентябре мы выпустили два новых релиза системы «Ведок» (версии 1.4.1 и 1.4.2 соответственно). Рассказываем, какие новые полезные возможности появились в системе, и как они могут сделать вашу работу эффективнее и проще.
Адаптация правил ввода ИНН, телефона и других данных контрагента для других стран
Изначально «Ведок» был разработан для российских компаний, которые не сотрудничают с зарубежными контрагентами. Поэтому поля ИНН, ОГРН, ОКВЭД и ОКПО в карточке контрагента строго проверялись по количеству знаков в соответствии с правилами, установленными в РФ.
Но после выпуска системы на массовый рынок интерес к ней проявили компании из Узбекистана, Республики Беларусь, Польши и других зарубежных стран. В каждой из них действуют свои правила формирования уникального налогового номера контрагента, которые не вписываются в заданные в России ограничения.
Поэтому в новом релизе мы добавили возможность отключить проверку ИНН и других полей в карточке контрагента. Сделать это можно в свойствах приложения. Подробнее читайте в разделе «База знаний» - «С чего начать настройку» - «Организации/контрагенты, наша компания».
По этой же причине в новой версии отключено автоматическое преобразование введенного номера в международный формат. Ранее в системе можно указать номер телефона в «местном формате», например 8 (3852) 290-371, а системе преобразовала бы такой номер в международный формат +7 385 229-03-71. Но такое преобразование работало только для российских номеров. Теперь номер телефона вводится сразу в международном формате с указанием кода любой страны.
Срок согласования документов
В папке «На согласование», где находятся поступившие на рассмотрение проекты, теперь отображается колонка «Срок согласования». Если процесс согласования еще не завершен, вы видите общий срок, до которого автор проекта просит его рассмотреть.
По умолчанию эта колонка последняя в таблице, но каждый пользователь может настроить удобное для него расположение и переместить ее в любое место (например, как на скриншоте).
Кроме того, на экран экземпляра процесса (версии согласования) добавлено поле «Согласовать до». Там отображается «дедлайн», заданный при запуске процесса.
Согласование заказов
Один из этапов работы с клиентом в «воронке продаж» системы «Ведок» — создание Заказа или Коммерческого предложения. В некоторых случаях такой документ нужно согласовать с руководством или с другими сотрудниками.
Поэтому в новой версии на экране создания Заказа появилась кнопка «Согласование». Обратите внимание, что для запуска процесса в карточку Заказа нужно добавить не только спецификацию, но и сам файл с заказом или коммерческим предложением.
Кроме того, добавлено отображение автора на экране общего перечня Заказов.
Новые возможности настройки конфиденциальности
Теперь в «Ведоке» можно ограничить доступ к таким важным коммерческим данным, как сумма договора и НДС. Если пользователь не является создателем договора или не указан в поле «Менеджер», он не будет видеть эти поля как в общем списке договоров, так и в карточке конкретного документа. Настройка конфиденциальности позволяет четко разграничить доступ сотрудников к финансовой информации и обезопасить компанию от утечки данных.
Основной договор и дополнительные соглашения
На экран перечня договоров добавлено отображение колонки «Основной договор». Это позволяет группировать дополнительные соглашения под основным договором и делает работу с ними более удобной.
Возможность использовать кастомизированные модели процессов согласования
В стандартной модели последовательного согласования срок, отведенный на утверждение документа, делится поровну между всеми участниками процесса. Если вашей компании не подходит такой вариант, можно доработать модель процесса согласования и подстроить его под существующие бизнес-процессы.
В новой версии добавлена возможность использовать 2 кастомизированные модели:
- согласование в три этапа, когда виза первого и последнего согласующего играет решающую роль, а решения других участников процесса, которые в списке находятся между ними, не влияют не учитываются (но указываются в листе согласования).
- гибкий дедлайн: вы можете выбрать, делить общий срок согласования поровну между всеми участниками, или задать один общий для всей цепочки.
Описанные модели не входят в стандартную поставку системы и предоставляются платно по запросу. Если вам необходима разработка собственного уникального маршрута согласования, который не подходит под описанные сценарии, это может быть реализовано в качестве заказной разработки.
Как обновить «Ведок» до актуальной версии?
Напишите нам на почту Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript. или WhatsApp, указав название организации. В ответном сообщении мы отправим ссылку на новый дистрибутив и инструкции по обновлению.
Обратите внимание, что рядовым пользователям не рекомендуется проводить обновление самостоятельно — лучше привлечь для этого системного администратора или другого квалифицированного специалиста вашей организации.
