Ведок - программа для регистрации корреспонденции и документов

До сих пор регистрируете письма и документы на бумаге или в Excel? Тогда вы знаете, насколько сложно потом найти оригинал или копию нужного документа, и информацию о нем.

Начните использовать «Ведок», и вы получите единое место для хранения информации обо всех письмах и других документах вместо отдельных журналов. Теперь информация о регистрационных номерах, содержании писем и заданиях по ним будет всегда под рукой.

При регистрации в бумажном журнале или Excel всегда есть риск допустить ошибку – например, неверно указать порядковый номер или название контрагента.

«Ведок» автоматически назначает документу актуальный порядковый номер c учетом выбранной группы (входящие, исходящие, внутренние документы). Если контрагент уже внесен в базу, не нужно повторно заполнять данные о нем – достаточно найти компанию по названию.

Главный недостаток бумажной регистрации — сложности с последующим поиском документов, даже если они были зарегистрированы всего пару месяцев назад.

В системе «Ведок» вы можете искать документы по названию контрагента, дате регистрации, номеру или любым другим атрибутам, указанным в карточке.

Полнотекстовый поиск позволяет искать еще и по аннотации к письму, если она была указана в поле «содержание» при регистрации. А еще к карточке можно прикрепить сам документ в формате PDF, Docx, или его скан-копию.

«Ведок» позволяет сэкономить время, совместив в одной задаче создание нового исходящего письма по шаблону и его регистрацию. Просто заполните карточку исходящего письма, указав организацию-отправителя, контрагента и заполнив поле «Описание». Эти данные автоматически подставляются в шаблон, и вы получите готовое исходящее письмо в формате doc, которое можно сразу отправить по email или обычной почте.

Если документ зарегистрирован в бумажном журнале, а задача по его исполнению поставлена только устно, сложно отследить сроки исполнения поручения и его результат.

Переход на регистрацию в «Ведоке» поможет упростить этот процесс. После регистрации письма создайте задачу к нему на отдел или сотрудника. Если задача контрольная – укажите сроки исполнения. Исполнитель получит уведомление о новом поручении, а автор увидит, когда именно задача была просмотрена.