Система для согласования документов и договоров

Система управления
бизнес-процессами

Задать вопрос в WhatsApp

Для кого?

Руководитель

Руководители

Менеджер

Менеджеры
по продажам

Юрист

Юристы

Возможности и функции системы для согласования документов и договоров

Последовательное и параллельное согласование

При согласовании по email автор тратит время на отправку документа каждому участнику и сбор обратной связи. Организовать по этому каналу последовательное согласование еще сложнее, как и отслеживать соблюдение сроков согласования каждым участником.
Программа «Ведок» для согласования документов и договоров уже содержит встроенные механизмы для четкой и наглядной реализации этого процесса внутри компании. Вы сможете организовать не только параллельное согласование одновременно со всеми участниками, но и последовательное, в установленном вами порядке.

Согласование договоров и документов внутри компании

Контроль сроков согласования

Использование сервиса «Ведок» для согласования помогает контролировать исполнительскую дисциплину и отслеживать соблюдение сроков. Каждому участнику параллельного согласования можно обозначить персональный срок, до которого нужно визировать документ.

Уведомления о новых документах

Пользователи приложения получают уведомления о новых проектах на рассмотрение и событиях на email, или видят всплывающие окна на рабочем столе — формат зависит от настроек.

Уведомления о новых документах на согласование

Комментарии к результату и редакции документа

Каждый участник может поставить визу «согласен», «не согласен», «согласен с замечаниями», и указать комментарий, который автор увидит в карточке.
Если, по мнению согласующего, в документ нужно внести значительные изменения, он может загрузить собственную редакцию документа и поставить визу «согласен с замечаниями».

Комментарии

Папки документов на согласование

Все договоры и другие документы, которые вы отправили на согласование, отображаются в папке «Мои проекты». В папке «На согласование» находятся документы от других пользователей, для которых требуется ваша виза.

Папки документов на согласование в системе Ведок

Печать листа согласования

Если внутренние регламенты организации требуют оформления листа согласования в бумажном виде, вы можете распечатать его после завершения процесса и собрать подписи участников.

Нетиповые схемы согласования

Если стандартных схем параллельного или последовательного согласования недостаточно, на базе сервиса для согласования договоров «Ведок» можно создать более сложные маршруты, включая ветвления и переходы документов от одного согласующего к другому при выполнении различных условий. Доработка может производится нашими силами или специалистами на стороне заказчика.

«Ведок» — система согласования договоров и других документов

Система «Ведок» поможет оптимизировать согласование документов и договоров внутри организации и перевести его в электронный вид. В программе вы сможете реализовать каждый шаг процесса: от создания списка согласующих и установки срока до формирования листа согласования и его печати.

Преимущества перевода согласования документов в программу «Ведок»

Единый архив согласованных документов в одной системе

Сохраняется история процесса согласования, все редакции и комментарии — не нужно искать их в почте, облаке или на ПК.

Автоматизация согласования договоров и других документов

При последовательном согласовании документ автоматически движется по заданному вами маршруту, от одного участника к другому, и вам не нужно контролировать процесс. Если согласование параллельное — система отправит документ сразу всем участникам, соберет все решения в одной карточке и оповестит вас после завершения процесса.

Контроль хода согласования и сроков

Автору процесса достаточно открыть карточку документа в системе «Ведок», чтобы увидеть, у кого именно из участников в данный момент документ находится на согласовании, а кто уже проставил свои визы (с указанием, когда именно было вынесено решение).

Как происходит согласование договоров и документов в сервисе «Ведок»

Вы выбираете объект согласования: это может быть не только договор, но и любой другой документ: входящее или исходящее письмо, приказ, служебная записка, коммерческое предложение или счет.

В карточке каждого документа есть раздел «Процесс», где вы можете выбрать маршрут согласования и перейти к запуску. Кроме основного файла к карточке в системе можно прикрепить дополнительные документы или файлы (они будут доступны в режиме чтения).

Маршрут электронного согласования документа в системе «Ведок» может быть параллельным или последовательными. Выбрав тип маршрута, вы попадете в карточку процесса. Программа для согласования документов предложит вам указать срок, до которого необходимо завершить процесс, и выбрать согласующих из организационной структуры компании.

Заполнив все необходимые поля, запустите процесс — и его участники получат уведомление о поступлении нового документа на рассмотрение.

Создатель процесса может найти все документы, отправленные на согласование, в папке «Мои документы». У участников они будут отображаться в папке «На согласование». В приложении «Ведок» эти карточки расположены в левом меню, папка «Согласование».

Кроме того, участники могут получать уведомления о новых документах на рассмотрение, а автор — о новых событиях в процессе. Для этого необходимо настроить тип уведомлений в профиле пользователя (строка «Уведомления о проектах»). Вы можете получать сообщения в приложении «Ведок» тремя способами: по email, на экране или в Telegram.

После ознакомления с документом участник процесса проставляет свою визу, а также может загрузить свою редакцию документа. Если один из участников не согласен с содержанием, автор может создать новую версию процесса и заново запустить согласование, подгрузив файл с внесенными изменениями.

После завершения процесса в карточке автоматически формируется лист согласования. Автор может сохранить его или распечатать, если этого требуют внутренние регламенты компании.