Ведок - система для учета и ведения договоров

Менеджеры хранят договоры на своих компьютерах, теряют документы и путаются в них?

Пора организовать единую цифровую базу, где можно быстро найти любой договор, и откуда он точно не будет случайно удален или уничтожен вирусом.

Регистрируйте и храните копии договоров в “Ведоке”. Они будут доступны в любой момент, даже если ответственный за договор менеджер в отпуске, заболел или больше не работает в компании, а его компьютер сломан.

Если в организации нет единого реестра договоров, один и тот же номер может случайно использоваться для разных документов и контрагентов. Это не только усложняет учет, но и влечет за собой риски в случае претензий со стороны клиента.

Нумерацию договоров в пределах компании и по конкретным группам можно и нужно упорядочить и автоматизировать.

“Ведок” автоматически присваивает каждому новому договору актуальный номер. Если групп документов несколько — например, договоры услуг и поставки — учет ведется в разрезе каждой из них отдельно.

Контакты клиентов и их реквизиты хранятся в телефонах менеджеров, в блокнотах, в договорах, и их невозможно быстро найти?

Пора организовать единый справочник, и для этого не обязательно покупать сложную CRM или вести справочник в 1С.

В системе “Ведок” все договоры и другие первичные документы обязательно “привязываются” к контрагенту. Заполните краткую карточку контрагента один раз, и в дальнейшем у вас не возникнет проблем с поиском его контактов и документов.

Прогулки по кабинетам с листом согласования и копиями договоров отнимают уйму времени, а еще уходит много бумаги на экземпляры для каждого согласующего.

Перенесите процесс согласования в электронный вид и автоматизируйте его.

Согласовывайте договоры в “Ведоке” последовательно с каждым ответственным, или параллельно сразу с несколькими сотрудниками. Участники процесса согласования могут обсуждать проект в системе, и указывать причины отклонения визы. В итоге вы не только экономите время и бумагу, но и получаете историю согласования всех договоров в электронном виде.

Менеджеры записывают поручения по договорам, но забывают про них. Или задачи ставят в программе, которая не связана с базой договоров, что вызывает путаницу.

Намного удобнее, когда ведение договоров и постановка задач совмещены в одной программе.

В “Ведоке” вы можете создавать задачу сразу из карточки договора, указывать ответственного за нее сотрудника и срок выполнения, а также видеть отчет исполнителя. Уведомления о новых задачах, напоминания о сроках и отчеты приходят на email.

Если у сотрудников нет удобной системы для отслеживания сроков договоров, есть риск не выполнить обязательства до нужной даты. Это может не только нанести урон репутации компании, но и стать поводом для судебных разбирательств.

Система учета договоров поможет легко отслеживать сроки исполнения, если указывать их сразу при создании договора.

В Ведоке карточка договора уже содержит поле “срок исполнения”, где можно указать конкретную дату, или количество календарных или рабочих дней. Сроки отображаются на календаре-дашборде, откуда можно сразу кликнуть на нужный договор.

При хранении договоров на компьютере невозможно быстро найти их по конкретным параметрам и сформировать реестр или отчет. Ведение реестра в Excel также не всегда помогает, ведь там не укажешь абсолютно все параметры договора.

Если договоров много, удобнее внедрить общую систему для их хранения.

В “Ведоке” вы можете искать договоры по десяткам параметров, указанных в карточке. Можно создавать из них отдельные подборки — например, выделять договоры на крупные суммы, за исполнением которых важно пристально наблюдать. А еще можно использовать простой полнотекстовый поиск по всем параметрам.