Минимально необходимая настройка
Подразделения
Настройки пользователя
Настройка учетных карточек пользователей (для администратора)
Назначение прав пользователю
Дополнительные возможности управления пользователями
Организации/контрагенты, наша компания
Группы документов
Минимально необходимая настройка
«Ведок» поставляется с демонстрационной настройкой на некую вымышленную компанию, представленную двумя юридическими лицами. Поэтому сразу после установки можно войти в систему и опробовать его функции на демонстрационном примере. Вы сможете использовать до трех одновременно работающих пользователей, работать с задачами, создавать различные документы и использовать все функции системы.
Но для реального использования «Ведок» в компании его нужно настроить соответствующим образом. Далее описывается рекомендуемая последовательность настройки, которую после установки системы, нужно выполнять под встроенным пользователем administrator.
Подразделения
Справочник позволяет описать организационную структуру вашей компании – структуру подразделений и сотрудников с их должностями. Но это не формальное «штатное расписание», обязательное для каждого юридического лица.
Отразите здесь вашу компанию/организацию так, как она выглядит с точки зрения управления и взаимодействия сотрудников.
Например, очень часто даже небольшие компании официально представлены двумя и более юридическими лицами, со своими сотрудниками и специализацией деятельности, но, фактически, работающими как «единый организм» или «группа компаний». В этом случае, наверняка, есть «отдел продаж», который предлагает клиентам весь спектр товаров и услуг от всех ваших юридических лиц.
Возможно, вы на постоянной основе сотрудничаете со специалистами, которые вообще не состоят в штате. Например, привлеченные менеджеры в области рекламы, продвижения сайтов. Если вы хотите их так или иначе вовлекать в повседневную деятельность компании, как минимум, направляя им поручения или привлекая к обсуждению каких-то документов – отразите таких «внештатных» сотрудников в этом справочнике.
Для создания/редактирования структуры организации откройте справочник Подразделения. Он, как и другие справочники, находится в левой панели меню, в разделе Меню и Папки приложения.
Экран Подразделения объединяет возможности создания организационной структуры и сотрудников.
В основной части экрана располагается дерево организационной структуры: подразделения и должности (позиции) в подразделениях. Для лучшего понимания управленческой структуры подразделения могут размещаться внутри вышестоящих подразделений, отражая структуру подчиненности, хотя это не обязательно. Микро-компании вполне достаточно сразу создать должности для сотрудников и руководителей без создания папок подразделений.
Справа располагается область отображения и редактирования подробной информации о выбранном элементе в организационной структуре. Например, выше, на снимке экрана, в правой части мы видим подробные сведения о менеджере отдела продаж, включая основные данные сотрудника, занимающего сейчас эту позицию.
В верхней части экрана Подразделения располагается панель кнопок основных действий. Доступность тех или иных кнопок зависит от прав пользователя.
При попытке удаления элементов справочников, которые уже использованы в документах или задачах, записи из справочника не удаляются, а «блокируются» и не отображаются для повседневного использования обычным пользователям. Однако пользователям с правами администратора доступна возможность поиска ранее «блокированных» элементов и их восстановления. На экране Подразделения кнопка позволяет переключать отображение информации о заблокированных записях.
Если переключить отображение в режим показа удаленных записей, то подразделения, которые были ранее удалены, будут отмечены значком 
.
Кнопка Создать подразделение позволяет создавать новые структурные единицы в справочнике.
Если в организационной структуре выделено какое-то подразделение (строка отмечается синим цветом), то кнопка Создать подразделение автоматически создаст новое подразделение внутри выделенного.
Чтобы снять выделение позиции в организационной структуре нажмите Ctrl и Пробел.
Кнопка Создать должность позволяет создавать новые позиции (должности), к которым можно будет привязать (назначить) сотрудников.
Должности могут быть созданы внутри подразделений. Для этого щелкните по строке подразделения, чтобы выделить его, и нажмите Кнопка Создать должность.
Можно создавать должности без размещения внутри подразделений, они будут находиться на первом уровне структуры.
Должности, к которым не привязаны сотрудники (незанятые должности), выделяются цветом текста и фоном строки.
Здесь «Новая должность» в подразделении «Новое подразделение» не занята, сотрудник не назначен, строка свободной должности выделяется голубым фоном, а текст должности зеленым цветом. Справа, в области подробных сведений мы видим только сведения и должности, сведений о сотруднике нет.
Кнопка Создать сотрудника доступна только в том случае, если в Подразделениях есть хотя бы одна не занятая позиция (должность).
Создадим сотрудника, занимающего «Новую должность». Для этого нужно щелкнуть по свободной должности и нажать кнопку Создать сотрудника.
Обязательные для заполнения поля будут выделены на экране красными рамками.
Для создания нового сотрудника достаточно указать его Фамилию и Имя.
Для штатных сотрудников рекомендуется указывать и отчество, т.к. в этом случае печатные формы различных официальных документов будут заполняться полностью корректно без дополнительного ручного ввода. Например, в «Ведок» можно легко заполнять авансовые отчеты и выводить их на печать, а для корректного заполнения этого документа требуется фамилия, имя и отчество сотрудника (подотчетного лица).
Если сначала была выделена должность, а потом нажата кнопка Создать сотрудника, то поле Подразделение будет заполнено автоматически. Должность можно изменить, но для выбора будут отображены только свободные должности, на которых еще нет сотрудника.
Фото, которое будет использоваться для создания «аватарки» сотрудника, добавлять не нужно. Система само создаст «аватарку» из инициалов сотрудника, при сохранении нового сотрудника. В дальнейшем сотрудник может сам при желании его заменить.
В случае, если вы только начали настраивать «Ведок» для начала его использования - можно сразу создать пользователя (логин) для этого сотрудника. Для этого нужно нажать кнопку 
справа от поля Связанный пользователь для открытия окна создания пользователя.
Для быстрого создания нового пользователя для нового сотрудника нажмите в поле Связанный пользователь. Откроется экран создания и редактирования пользователей, в котором нужно нажать кнопку Создать.
Для начальной регистрации пользователя достаточно заполонить обязательные поля, выделенные красными рамками.
В поле Логин можно использовать цифры, русские и английские буквы, но не рекомендуется использовать пробел.
Поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность – заполнятся автоматически, если связать пользователя с Сотрудником.
При создании нового пользователя в качестве временного пароля рекомендуется установить пароль, совпадающий с логином пользователя, и установить отметку «Сменить пароль при следующем входе». Тогда при первом входе пользователя «Ведок» потребует от него установить новый пароль.
Нажмите ОК, чтобы сохранить нового пользователя и кнопку Выбрать в списке пользователей, чтобы связать только что созданного пользователя с сотрудником.
Настройки пользователя
Для перехода к настройкам пользователя нажмите 
в панели меню. Открывшийся экран содержит персональные настройки, доступные каждому пользователю.