Регистрация, учет и ведение договоров в организации: основные правила

Четко выстроенная система договорной работы в организации — это экономия времени, финансов и сохранение репутации бизнеса. Грамотная организация договорной работы экономит ресурсы, повышает налоговую безопасность, снижает риски потери прибыли и судебных разбирательств. Из статьи вы получите представление о «жизненном цикле» договоров и эффективном управлении договорной работой в компании.

Кто отвечает за договоры в организации?

Работу с договорной документацией обычно поручают штатным сотрудникам: бухгалтеру, юристу, секретарю. На средних и крупных предприятиях для этой цели иногда создают отдельные структурные подразделения.
Чтобы документы проходили весь цикл от подготовки до хранения уже подписанного экземпляра без искажений и максимально быстро, в некоторых компаниях разрабатывают Положение, где четко и пошагово описан этот процесс.

Этапы работы с документами и договорами

Процесс работы с договорами в организации обычно разделяют на несколько этапов:

1. Подготовка проекта договора.
2. Согласование.
3. Подписание договора, регистрация и хранение.

Подготовка проекта договора

На этом этапе прорабатывают текст договора и все необходимые приложения к нему, например: формы отчетности, которые подписывают заказчик и исполнитель в ходе выполнения своих обязательств, перечни работ, услуг, которые более подробно раскрывают некоторые пункты соглашения. Проект разрабатывается с учетом требований законодательства и внутренних Положений компании.

За подготовку проекта договора отвечает специализированный отдел, например, юридическая служба, либо отдельный сотрудник: коммерческий директор, бухгалтер.

В любом случае проект договора должен быть структурирован и содержать обязательные разделы:

• преамбула;
• предмет договора;
• права и обязанности сторон;
• сроки действия договора и исполнения обязательств;
• цена и порядок расчетов (при наличии расчетов);
• ответственность сторон;
• порядок урегулирования споров;
• другие условия, которые являются значимыми (форс-мажор, коммерческая тайна);
• юридические адреса и реквизиты сторон.

Согласование проекта договора

Согласование договора позволяет учесть возможные «подводные камни» и подготовить документ таким образом, чтобы исполнение обязательств по нему не нанесло организации финансовый или репутационный ущерб, или не стало причиной судебных разбирательств с недобросовестным контрагентом.

В зависимости от структуры организации круг лиц, который «обходит» проект договора, может отличаться. Но желательно, чтобы список должностей этих сотрудников был прописан в Положении, которое регламентирует работу с контрактами.

Как правило, договор рассматривают:

• главный бухгалтер, с точки зрения налоговой безопасности;
• финансовый директор, на предмет целесообразности его заключения;
• юрист, для оценки соответствия договора действующему законодательству и внутренним положениям организации;
• служба безопасности, если есть необходимость в дополнительной проверке репутации контрагента.

Если согласование договоров в организации происходит на бумаге, есть только один вариант маршрута движения документа — последовательно, от одного согласующего к другому. В случае, когда компания использует специальную программу для согласования документов или систему внутреннего электронного документооборота, этот процесс можно организовать как последовательно, так и параллельно. Подробнее о маршрутах согласования вы можете прочитать в статье «Как организовать согласование документов внутри компании».

Для того, чтобы выстроить систему электронного согласования договоров в компании, не обязательно внедрять сложные и многофункциональные СЭД. Для этой цели подойдет более простое и бюджетное решение, такое как система «Ведок».

Согласование договора с применением таких программ, как «Ведок», выглядит следующим образом:

1. Исполнитель (сотрудник, ответственный за подписание договора) готовит проект.
2. Через «Ведок» отправляет его всем должностным лицам, которые участвуют в согласовании, по последовательному или параллельному маршруту.
3. Каждый участник либо вносит необходимые правки, либо утверждает проект договора. Все действия фиксируются в системе. Если задан маршрут последовательного согласования, документ автоматически переходит от одного согласующего к другому.

При отсутствии программы или СЭД исполнителю приходится распечатывать проект договора, лист согласования к нему, и лично передавать документы каждому ответственному сотруднику. Если в круг согласования входят больше трех участников, либо они находятся в разных филиалах, согласование на бумаге значительно замедляет процесс работы с документами.

Завершающий этап согласования — подписание документа руководителем компании. После этого договор вступает в силу и передается на исполнение. За исполнение договора отвечают соответствующие подразделения. Например, производственный отдел отвечает за выполнение плана по производству продукции, бухгалтерия — за своевременную оплату и пр. Контроль исполнения условий договора, как правило, ведет финансовый или исполнительный директор.

Регистрация договоров

Регистрация договоров необходима для учета и сохранности оригиналов самих договоров, приложений к ним, дополнительных соглашений. Все договоры регистрируют в специальном журнале,где указывают дату, номер сделки и другие реквизиты на усмотрение организации.

Журнал можно вести в любой форме: бумажной, в Excel-файлах, специальных программах или системах электронного документооборота. Если в компании нет требований к формату журнала, то его выбор обычно зависит от пожеланий делопроизводителя или офис-менеджера.

В небольших организациях как правило используют один бумажный журнал, в более крупных сразу несколько, или отдельный в каждом структурном подразделении. Журнал хранится у ответственного сотрудника: секретаря, юриста, бухгалтера, делопроизводителя.

Тем не менее, с точки зрения надежности хранения информации и удобства использования электронный журнал однозначно выигрывает перед бумажным. Если вести регистрацию договоров в специальной программе, например в системе «Ведок», сотрудникам будет проще искать договоры по названию контрагента или другим реквизитам. Кроме того, в системе можно настроить фильтрацию и сортировку сразу по нескольким критериям, что в несколько раз ускоряет поиск в большом массиве документов.

Хранение договоров

Хранение подразделяют на:

• текущее (срок зависит от периода сделки, возможных споров по ней и т. д., то есть пока документ «в работе»);
• архивное (порядок определен приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г. — в зависимости от вида документа).

Важно! Обязанность хранения договоров прописана в Налоговом кодексе РФ, законах «О бухгалтерском учете» и «Об архивном деле». Обычно оригинал договора вместе со всеми приложениями хранится в течение 5 лет с даты окончания его действия.

Регламент и правила работы с договорами в организации

Четкий регламент определяет последовательность, сроки и этапы работы с договорами, сотрудников, участвующих в этом процессе, и их ответственность.
Его нужно утвердить в отдельным Положением и ознакомить всех специалистов, которые работают с договорной документацией. Каждый из них должен четко понимать последовательность своей работы, требования и зону ответственности.

В регламенте важно указать:

• исполнителя, который контролирует весь цикл и координирует действия по работе с договором других сотрудников;
• ответственных лиц, которые участвуют в подготовке, согласовании, подписании и исполнении контракта;
• сроки подготовки и согласования;
• ответственность сотрудников за подготовку и исполнение договора;
• правила оформления отчетности об исполнении договора.

На основе этой отчетности проводится анализ эффективности заключаемых соглашений. Это позволит оперативно выявлять ошибки и не допускать их при разработке следующих договоров.