Согласование — процесс предварительного рассмотрения документов сотрудниками организации для проверки правильности оформления, оценки рисков и эффективности выбранных решений. Грамотно организованный процесс согласования документов и договоров позволяет повысить качество принимаемых управленческих решений, а потому важен для любой компании. Кроме того, рабочая система согласования позволяет грамотно планировать процесс исполнения документов и задач по ним за счет взвешенного распределения ресурсов, выбора наиболее оптимальных сроков и снижения вероятных рисков.
В этой статье мы разберем, как организовать процесс согласования документов таким образом, чтобы он происходил наиболее эффективно и с минимальными затратами времени.
Правила согласования документов в организации
В отличие от государственных учреждений, где обычно есть утвержденная инструкция по делопроизводству, небольшие коммерческие организации редко тратят время на разработку таких правил. Поэтому в первую очередь стоит поговорить об основных принципах, которыми можно руководствоваться при согласовании.
- На согласование можно отправлять только полностью готовый проект документа, оформленный в соответствии с принятыми в компании стандартами. Это значит, что инициатор процесса согласования должен заранее проверить документ, а не использовать процедуру согласования как способ его разработки и совместной подготовки с привлечением других сотрудников.
- Инициатор согласования несет ответственность за реализацию и результаты процесса. Например, если кто-то из согласующих затягивает сроки без видимых причин, именно инициатор должен выяснить, в чем дело, или довести информацию о ситуации до вышестоящего руководства.
- Отделы, которые участвуют в оценке проекта документа, должны вносить корректировки и предложения только в рамках их зоны ответственности. То есть бухгалтерия не должна выносить экспертное заключение по юридическим вопросам, а служба безопасности — корректировать финансовые моменты.
Следование этим элементарным правилам облегчит компании организацию процесса согласования документов даже в отсутствии утвержденной инструкции по делопроизводству.
Роли и зоны ответственности при согласовании внутренних документов в организациях
В процессе согласования любого документа или договора обычно можно выделить несколько ключевых ролей:
Инициатор процесса — один сотрудник или отдел, который самостоятельно инициирует рассмотрение документа или делает это по поручению руководства.
Участники — все отделы или сотрудники, которые включены инициатором в список согласующих.
Контролеры — обычно руководители отделов или внутренних служб организации, ответственные за проверку результатов согласования.
Обязательные участники согласования — системообразующие службы компании, такие как финансовый и юридические отделы, служба безопасности. Участвуют в согласовании всех документов в организации.
Рассмотрим функции служб обязательного согласования более подробно.
Бухгалтерия
Основные функции бухгалтерской службы: отражение операций в бухучете, контроль за движением средств по счетам, обеспечение требований законодательства при осуществлении хозяйственных операций. К вопросам бухгалтерии также относится анализ деятельности организации с точки зрения налоговых рисков.
Финансовая служба
Финансовый отдел занимается управлением денежных потоков, финансированием новых проектов, подготовкой корпоративной отчетности, бизнес-аналитикой. Также к функциям финансовой службы относится планирование и развитие деятельности компании.
Юридический отдел
Юридический отдел контролирует соблюдение требований действующего законодательства, проверяет правомочность должностных лиц, которые подписывают документы, дает оценку правовых рисков.
Служба делопроизводства
Служба делопроизводства контролирует выполнение требований к оформлению документов, указанных в инструкции по делопроизводству, если таковая есть в организации. Кроме этого может заниматься контролем сроков подписания документов, проверять наличие реквизитов в документах, грамматику и стилистику.
Служба информационной безопасности
В ее функции входит оценка, поддержка и обновление программного обеспечения, реализация решений с применением IT-технологий, контроль за использованием информационных систем.
Порядок внутреннего согласования документов
После определения списка согласующих инициатор должен выстроить маршрут движения документа между ними, определить очередность и приоритет.
Документ может быть отправлен на согласование в бумажном или электронном формате. В первом случае исполнитель или канцелярия должны предварительно подготовить лист согласования, на котором участники процесса будут оставлять визы или замечания. Во втором случае в компании должно быть приложение или система электронного документооборота, которая позволяет организовать процесс согласования в безбумажном формате. Тогда лист согласования не потребуется, но маршрут движения документа нужно будет вручную внести в систему, либо запустить документ по уже существующему шаблону процесса.
Далее отделы либо отдельные сотрудники изучают полученный документ и проставляют визы. Если у них есть замечания или дополнения, участник может оставить визу «согласовано с замечаниями» или отклонить документ, указав причину отказа.
Если хотя бы один из участников процесса не согласен с содержанием документа или предлагает внести в него корректировки, документ возвращают на доработку инициатору процесса. Он готовит новый вариант документа и отправляет на вторичное рассмотрение всем упомянутым отделам.
Затем документ визируется руководителем отдела исполнителя и через канцелярию направляется высшему руководству для утверждения.
Маршруты согласования документов и договоров
Стандартный маршрут перемещения документов может выглядеть следующим образом: сначала документ проверяет и одобряет руководитель инициатора, затем запускается процесс согласования с отделами, которые имеют «точки соприкосновения» с данным проектом. В последнюю очередь документ поступает на визирование к вышестоящему руководству.
Однако в зависимости от принятых в организации правил ведения документооборота и сложности иерархии этот маршрут может претерпевать значительные изменения.
В классическом документообороте выделяют три варианта движения документа в процессе согласования: параллельный, последовательный и комбинированный маршрут.
Параллельный маршрут согласования подразумевает, что документ отправляют сразу всем участникам, в том числе руководителю отдела исполнителя. Обычно такой метод используется, когда у компании нет внутренней системы электронного документооборота или программы, где можно выстроить маршрут последовательного согласования.
При выборе последовательного маршрута согласования документ переходит от одного участника к другому, если предыдущий полностью согласен его содержанием, или согласовал его с незначительными замечаниями.
Организовать такое движение документа по электронной почте довольно сложно, особенно если в процессе согласования участвуют большое 2-4 сотрудников. В таком случае на помощь может прийти специальное приложение, например программа «Ведок» для согласования договоров и документов. Более дорогостоящий и многофункциональный вариант — система электронного документооборота, например СЭД «Дело» или «Тезис». В приложении или системе настраиваются условия перемещения документа от одного согласующего к другому. После проставления визы не нужно отправлять документ следующему участнику в очереди — программа делает это самостоятельно.
В некоторых организациях последовательное согласование организуют «по старинке», при помощи листа согласования. В нем указана очередность рассмотрения документа, и каждый участник проставляет свою визу. Существенный минус такого метода в том, что процесс передачи документа от одного согласующего к другому занимает большое количество времени. Подробнее об особенностях согласования документов на бумаге и преимуществах использования приложений для этого процесса мы расскажем в следующем материале.
Комбинированный метод совмещает в себе последовательные и параллельные маршруты. Он подходит для компаний со сложной организационной структурой, где есть строгие правила согласования документов. Например, в организации может быть принято, что любой поступивший документ сначала проверяет руководитель отдела-участника (последовательное согласование), и лишь затем он передает его на детальную проверку и согласование сразу всем сотрудникам отдела (параллельное согласование).
Сроки согласования внутренних документов в организации
Компания вправе самостоятельно принимать решение о том, какие именно сроки согласования внутренних документов оптимальны для нормальной организации рабочего процесса. Чтобы все сотрудники знали о сроках и соблюдали их, нужно прописать их в инструкции по делопроизводству или должностных инструкциях.
Чаще всего срок рассмотрения и согласования внутренних документов составляет от 2 до 5 дней. Если документ поступает с пометкой «срочно», или по иным причинам его важно согласовать в ближайшее время, компания может установить предельный срок согласования таких документов до 1 дня.
Контроль согласования документов в организации
Если в организации есть служба делопроизводства, она может выполнять функции контроля согласования документов. В других случаях ответственность за процесс на всех этапах должен нести инициатор проекта.
Процедура контроля рассмотрения документов включает в себя:
- отслеживание сроков согласования документов;
- уведомление участников процесса о приближении даты согласования (можно автоматизировать при помощи программы для согласования документов);
- обеспечение эффективного взаимодействия между отделами в процессе согласования;
- оповещение руководства об анализе результатов и выполнении процедуры согласования.
