При создании управленческой и коммерческой документации (приказов, распоряжений, регламентов организации, договоров и других документов) обычно требуется согласовать их с заинтересованными сотрудниками до передачи на подпись руководителю. Это делается путем сбора подписей и замечаний от участников процесса на самом документе или на отдельном листе визирования.
Процесс согласования проводится по-разному в зависимости от размеров организации и степени ее технической оснащенности. Можно собирать визы на бумажном экземпляре документа, можно запускать процесс по электронной почте или использовать специальную программу для электронного документооборота. У каждого из способов есть свои преимущества и недостатки, и о них мы расскажем в этой статье.
Особенности визирования документов
Сбор виз согласования на бумажном документе — это самый трудоемкий и неудобный вариант. Он подходит небольшим организациям или компаниям с ограниченным кругом согласующих лиц.
Большим недостатком такого способа является его длительность, особенно при согласовании объемных многостраничных документов, ведь каждому согласующему требуется время на ознакомление.
Визирование — это форма внутреннего согласования документов. Как правило, визу оформляют по типу грифа согласования, но без указания слова «согласовано», и проставляют на обороте документа или лицевой стороне последнего листа. В состав визы входит подпись визирующего сотрудника с расшифровкой и датой согласования, а также при необходимости название его должности.
Часто местом для сбора виз становится не сам проект документа, а отдельный лист согласования (визирования). Он является неотъемлемой частью официального документа, где указаны все отметки о согласовании. Оформляется лист согласования в свободной форме, так как в этом вопросе нет единых стандартов и требований. Главное, чтобы в нем было указано наименование документа, результат согласования и подписи сотрудников организации с их расшифровками.
В специализированных программах для организации электронного документооборота лист визирования формируется автоматически. Исполнителю нужно только его распечатать и приложить к документу при подаче на подпись.
Важно: листы визирования подшивают в дело вместе с основными документами, их нельзя хранить отдельно или уничтожать после подписания.
Если у участников процесса согласования есть замечания по содержанию документа, визу оформляют следующим образом:
- «С замечаниями по пункту...» или «Замечания прилагаются»;
- подпись, ее расшифровка;
- дата.
В таких случаях структурное подразделение-исполнитель обязано рассмотреть поступившие замечания. Если они полностью учитываются в проекте, то еще раз отправлять документ на согласование уже не нужно. Если же после учета замечаний в документ внесены значительные изменения, то процесс согласования запускают повторно. Исполнитель должен указать в листе согласования или в комментариях к новому процессу согласования, какие именно поправки внесены в документ. Например, фразой «все замечания учтены» или «все замечания учтены, кроме...».
Существуют особенности визирования протоколов и договоров. Протоколы визируют, когда принципиальное значение имеет точная, дословная передача содержания выступления. В таких случаях документ согласуют лица, выступавшие на заседании, а визу проставляют на левом поле документа, рядом с записью выступления.
При подготовке особо важных договоров визы иногда проставляют на нижнем поле каждого листа документа, включая приложения. Полистное визирование проводит сотрудник, ответственный за подготовку и оформление договора. Такой способ применяют для исключения возможности подмены листов в документе.
Минусами согласования документов в бумажном виде являются длительность процесса и риск потери документа при отсутствии должного контроля за ходом согласования и ведения специального журнала передачи документов.
Согласование по электронной почте и в облаке
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает много времени, поэтому службы делопроизводства ищут возможности для ускорения этого процесса. Одним из вариантов является согласование по электронной почте или в облачных сервисах (или сочетание этих способов).
При согласовании по электронной почте исполнитель отправляет файл документа одновременно всем согласующим, или последовательно каждому из них. Участники процесса согласования в ответных письмах указывают свое решение относительно содержания документа и замечания, если они имеются. Очевидным недостатком такого способа согласования является то, что участники процесса не видят замечаний других согласующих лиц, особенно при параллельном согласовании.
При согласовании в облаке документ загружают в сервис (Яндекс.Диск, Google Docs или другие облачные редакторы), а затем оповещают о старте процесса каждого участника согласования последовательно или всех одновременно. При использовании такого метода важно обратить внимание на то, какие права для работы с документом исполнитель предоставляет согласующим. Оптимально, чтобы они могли только рецензировать документ, но не редактировать его и удалять исходные данные. Также необходимо отслеживать историю правок, чтобы автор мог восстановить первоначальный текст документа.
Использование программы для электронного согласования документов
Наиболее оптимально организовать процесс согласования позволяет использование специальных программ. Это может быть как многофункциональная система электронного документооборота (например, «Тезис» или «Дело»), так и более простое решение, как программа «Ведок». Рассмотрим, как проводить согласование документов в электронном виде на примере этой системы.
На согласование в системе «Ведок» можно запустить любой документ — входящее письмо, служебную записку или договор. Главное условие наличие файла-вложения, который собственно и подлежит согласованию. Чтобы добавить вложение, сохраните карточку документа (если не сделали это ранее), а затем откройте вкладку «Файлы» и нажмите «Загрузка».
С подробной инструкцией по согласованию документов в программе «Ведок» вы можете ознакомиться в разделе «База знаний».
Откроется системное окно, в котором можно выбрать файл с компьютера, и затем нажать «Сохранить». После этого нажимаем «Запустить» и выбираем маршрут согласования.
В программе «Ведок» можно запустить:
- параллельное согласование (когда документ направляется сразу всем участникам процесса);
- последовательное (когда документ направляется участникам по очереди).
В поле «Согласовать до» можно указать дату и время, до которого все участники процесса должны вынести свое решение по документу. Если выбран последовательный маршрут согласования, то отведенное на него время будет равномерно распределено между всеми участниками процесса с учетом очередности следования документа. Если согласующий не успеет поставить свою визу до завершения этого срока, программа автоматически проставит за него статус «согласование просрочено».
После отправки документа на согласование он не будет иметь регистрационного номера и попадет в папку «Проекты». После фактического утверждения ему будет назначен актуальный порядковый номер в соответствующем журнале регистрации.
Участникам процесса согласования предлагается на выбор три варианта решения:
- согласен;
- не согласен;
- согласен с замечаниями.
Во вложенный документ нельзя вносить исправления, можно только указать свои замечания в поле для комментариев или создать и прикрепить свою редакцию документа. Если замечания и правки в документе незначительные, их целесообразно отразить в окне «комментарии». Если изменения более значимые, согласующий создает новую редакцию документа и указывает это в комментарии.
Поскольку процесс согласования в программе «Ведок» интегрирован в модуль управления бизнес-процессами, в нем можно создавать сложные маршруты согласования, задавать любые условия. Например, если юрист не согласовал договор, то он не поступает к следующему сотруднику, а идет к начальнику отдела-инициатора документа. Такие маршруты не реализованы в стандартной поставке системы, но по вашему желанию могут быть добавлены в качестве доработки.
Таким образом, использование системы «Ведок» позволяет реализовать создание и согласование документов в едином поле, свести к минимуму ошибки при формировании управленческой и коммерческой документации, сохранить все документы в единой базе, контролировать сроки согласования.
