Как организовать делопроизводство в компании: шпаргалка для тех, начинает с нуля

В статье вы найдете советы, которые пригодятся как начинающим, так и более опытным специалистам. Это 7 «китов», на которых базируется вся работа делопроизводителя в любой организации, независимо от сферы деятельности.

Даже если до вас в компании царила неразбериха — документы пылились в отделах, работники их регулярно теряли — все поправимо. Эта статья поможет навести порядок в системе делопроизводства и заставить документооборот работать как часы.

Содержание:

• единый стиль оформления;
• шаблоны текстов;
• регистрация документов;
• контроль исполнения;
• номенклатура дел;
• хранение документов;
• регламенты работы с документами.

Создайте единое оформление документов

Разработайте и внедрите бланки в едином корпоративном стиле. Он придает документам более презентабельный вид и ускоряет оформление документации, потому что сотрудникам не нужно придумывать «с нуля» структуру деловых бумаг, а можно пользоваться готовыми фирменными образцами. Иначе один и тот же документ будет иметь много вариантов оформления с разными реквизитами, что добавит хаоса.

Совет! При разработке стиля используйте те данные, которые уместны для каждой формы документа. Например, для внутренних документов не нужны реквизиты организации, а для исходящих они обязательны.

Основная информация для создания единого стиля бланков:

• логотип;
• название компании;
• наименование самого документа (договор, инструкция, акт и т.д.);
• реквизиты фирмы;
• дата и регистрационный номер.

«Базовые» правила составления документации, основные реквизиты и их расположение подробно рассмотрены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях к нему.

Существует несколько классификаций бланков:

• по виду документа (бланк письма, договора, коммерческого предложения);
• по автору (бланки организации, подразделения или должностного лица);
• по расположению реквизитов на листе (продольный или угловой).

Необходимый минимум, который пригодится в любой организации, включает в себя образцы:

• исходящих писем;
• конкретных видов внутренних документов, например, приказов по деятельности фирмы;
• остальных документов.

Разработайте шаблоны текстов

Пропишите типовые тексты, чтобы сберечь рабочее время сотрудников, которые составляют эту документацию. Типовой текст удобно использовать для многостраничных положений, должностных инструкций, договоров. В каждом случае в шаблоне будут меняться только переменные значения, например, дата выполнения.

Также удобны в использовании трафаретные тексты — это готовые бланки для небольших по объему документов, в которых предусмотрено свободное место для индивидуальной информации. Это могут быть справки с места работы, заявления на отпуск, уведомления и другие стандартные служебные письма.

Обязательно регистрируйте документацию

Важный реквизит любой деловой бумаги — регистрационный номер, поэтому важной задачей будет работа с учетными формами. Под учетными формами обычно понимают регистрационно-контрольные журналы, которые можно вести в бумажном формате, в файлах Excel или автоматизированных системах электронного документооборота. В них регистрируют документы отдельно по каждому виду:

• входящие;
• исходящие;
• протоколы;
• договоры;
• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу и т.д.

Вести учет документов с разбивкой по таким группам гораздо удобнее в электронном виде. Электронный документооборот стал еще актуальнее из-за резкого скачка цен на бумагу, и никто не застрахован от повтора ситуации.

У варианта с бумажными журналами есть множество минусов: в них сложнее и дольше искать документы по порядковым номерам, а быстро найти письмо, не помня номера, только по его содержанию, совсем невозможно. Поэтому при значительном объеме документов, подлежащих регистрации, лучше сразу начинать работу в подходящей для этого программе. Это может быть мощная системы электронного документооборота, такая как СЭД «Дело» или «Тезис», а может быть и более простое решение, подобное системе «Ведок».

Каждому документу присвойте уникальный порядковый номер, а сведения о нем внесите в регистрационные формы. Информацию в них можно расширить дополнительными столбцами, если это требуется для большей информативности.

Приведем пример данных, которые можно вносить в Журнал регистрации входящей документации:

• дата поступления и номер документа;
• контрагент;
• краткое содержание;
• резолюция или кому направлен документ;
• отметка об исполнении;
• примечание.

Некоторые документы придется учитывать по требованиям отраслевого законодательства, уточните этот вопрос у руководителя или юриста компании.

Отслеживайте исполнение документов

Зарегистрируйте входящие документы и передайте руководителю, который после ознакомления поставит на них резолюцию. Ваша задача — проследить, чтобы исполнитель получил поручение и выполнил его в срок. По истечении отведенного времени исполнитель должен отчитаться о выполнении.

Для контроля исполнительской дисциплины не обязательно приобретать и внедрять сложную систему электронного документооборота, которая автоматически ставит на контроль все задания, напоминает исполнителям о сроках и формирует отчет. Можно использовать более простые, но эффективные решения — например, программу «Ведок». В этой системе вы также можете создавать задачи и поручения по документам, отслеживать сроки их выполнения, получать от исполнителей отчеты.

Заранее уточните срок выполнения задачи у руководителя или выясните из документа, который будет исполнять сотрудник. Есть типовые сроки исполнения и согласования документов. Они указаны в п. 4.6 и 6.6 Примерной инструкции по делопроизводству для государственных органов от 11.04.2018 № 44.

Сроки исполнения заданий по внутренним документам (служебным запискам, приказам, распоряжениям) устанавливаются локальным нормативным актом организации. В протоколах, актах и распоряжениях срок исполнения есть в самом задании, отсчет начинается со следующего дня.

Разработайте номенклатуру дел

На первый взгляд ведение номенклатуры дел может показаться сложным и трудоемким процессом. На самом деле, здесь нет ничего невыполнимого. Важно реализовать эту задачу сразу, чтобы изначально упорядочить и систематизировать тысячи различных документов.

Для начала весь объем документов разбейте на группы и присвойте цифровые индексы, например:

01 — организационно-распорядительные документы;
02 — переписка;
03 — протоколы,
04 — договоры и т. д.

Если какая-то группа документов слишком массивная, то разделите её на темы или по контрагентам. Например, внутри переписки можно создать классификацию:

02-01 Переписка по вопросам сотрудничества;
02-02 Переписка по вопросам административно-хозяйственной деятельности;
02-03 Переписка по вопросам финансово-экономического характера.

Подобную разбивку нужно провести с договорами и протоколами совещаний.

Компания обязана хранить все документы, которые создает в результате хозяйственной деятельности и которыми удостоверяет решения руководящего органа фирмы. Сроки хранения различных видов документации отличаются и зависят от:

• степени важности документа;
• организационно-правовой формы компании.

Для определения срока хранения каждого конкретного документа ориентируйтесь на Перечни документов, утвержденные Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Компания может установить для себя более длинные сроки хранения отдельных видов документов, но для этого потребуется выпустить локальный нормативный акт. Учтите, что сократить предусмотренный законодательством срок не получится.

Форму «Номенклатура дел организации» можно посмотреть в Приложении 25 Правил архивного дела от 31.03.2015 № 526, далее — Правила-2015. Она подходит для любой компании и не требует доработки. Готовую номенклатуру дел утвердите у руководителя компании. Когда закончится год, в котором истек срок хранения дела, передайте его на уничтожение, данная процедура тоже описана в Правилах-2015.

Обеспечьте режим хранения документов

Для отработанных документов организуйте удобный способ хранения. Договоры, протоколы и приказы подшивают в хронологическом порядке, а переписку практичнее хранить по системе «запрос — ответ», т.е. к первоначальному запросу подшивать всю последующую переписку. Иначе поиск истории займет много времени: сначала надо найти номера писем в журналах регистрации, потом — сами письма в конкретной папке. Кстати, и для согласованных спецификаций к договорам система «запрос — ответ» подходит больше, чем учет по дате создания. Используйте тот способ, который эффективнее для конкретного вида документов.

Документация с длительным сроком хранения, например, дела по сотрудникам, которые когда-либо работали в компании (их нельзя уничтожать до 70 лет) и другие бумаги, которые подлежат хранению более 10 лет отправляются в архив. Дела с меньшим периодом хранения оставляют в отделах исполнителей, а по истечении положенного времени уничтожают. Отвечать за сохранность документации в подразделениях будут руководители.
При любом способе организуйте хранение бумаг в соответствии с Правилами-2015. Порядок формирования дел разных категорий описан в приложении № 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству, утвержденному приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

Регламентируйте работу с документами

Работа с документами регламентируется локальным нормативным актом, обычно это Инструкция по делопроизводству. Данный акт поможет наладить документооборот и дисциплинировать работников, чтобы те ответственно обращались с корреспонденцией, не нарушали сроки регистрации входящей и исходящей документации.

Инструкция по делопроизводству включает следующие разделы:

В будущем это положение будет эволюционировать — появятся новые разделы, уже имеющиеся пункты будут дополняться, чтобы обеспечить порядок в новых документах. Эту инструкцию обязательно должен утвердить и ввести в действие руководитель организации. Правила делопроизводства можно закрепить в положении, регламенте или в приказе по основной деятельности.