Правильная организация процесса регистрации входящих документов и корреспонденции позволяет упорядоченно хранить их, быстро идентифицировать и контролировать сроки исполнения поручений. Если компания не регистрирует поступающие документы, либо делает это беспорядочно, есть риск потерять важное письмо от контрагента или вовремя не отреагировать на запрос из контролирующих органов.
Но все эти проблемы могут оказаться мелочами в сравнении с ситуацией, когда входящее или исходящее письмо служит единственным доказательством правоты организации в судебных разбирательствах. Если письмо утеряно или не зарегистрировано должным образом, компании будет сложнее доказать правомерность своих действий, что может привести к финансовым и репутационным потерям.
В этой статье мы собрали наиболее актуальные советы и правила регистрации входящих документов. Они будут полезны как тем, кто только начинает деятельность по упорядочению документооборота в своей фирме, и тем, кто уже ведет регистрацию документов, но делает это «на ощупь», не зная подводных камней и основ, не имея специального образования в области документоведения.
Сортировка и первичная обработка входящей корреспонденции
В зависимости от объема документооборота, секретарь может выполнять работу по регистрации самостоятельно, либо после сортировки передавать документы в подразделения для последующей регистрации. Главное — исключить риск потери документов на этапе передачи. Чтобы избежать этого, стоит закрепить порядок регистрации в инструкции по делопроизводству или соответствующем положении по организации.
Сотрудник, ответственный за получение и регистрацию корреспонденции, должен быть назначен приказом, и иметь доверенность на получение и отправку почты от имени организации.
Этап сортировки корреспонденции очень важен: он позволяет выделить срочные и важные документы, с которыми необходимо ознакомить руководителя организации в первую очередь.
Документы могут поступать в организацию следующими способами:
- обычной почтой;
- электронной почтой, по факсу;
- телефонограммой;
- курьером;
- службой доставки отправлений;
- спецсвязью (документы, содержащие государственную тайну);
- через окно обратной связи на сайте организации.
Если корреспонденция поступает вместе с реестром, проведите сверку и убедитесь, что получены все указанные в нем отправления. Заметили расхождения — сообщите в организацию, отвечающую за доставку, и составьте акт. Документы, доставленные не по адресу, нужно вернуть с соответствующей записью в реестре, вскрывать их нельзя.
Письма с пометкой «Лично», «Конфиденциально» не вскрывают и передают в таком виде адресату. Письма с пометкой «ДСП» (Для служебного пользования) и «Коммерческая тайна» должны быть зарегистрированы сотрудником, имеющим соответствующий допуск. Перечень таких сотрудников указывают в приказе по организации, а порядок движения документа — в соответствующем положении. На предприятиях, работающих со сведениями, составляющими государственную тайну, приемом, регистрацией и отправкой такой документации занимается специальный отдел.
На конвертах, поступивших без реестра, также необходимо проверить адрес и целостность упаковки. Если упаковки или текст в документах повреждены, либо отсутствуют вложения, нужно составить акт и прикрепить один экземпляр к входящему документу, а второй направить отправителю.
Письма, полученные по email или факсу, тоже проверяют на соответствие адресата и наличие всех указанных в тексте письма приложений. При обнаружении несоответствия письмо не регистрируют и сообщают об этом отправителю с указанием причин.
Какие входящие документы не нужно регистрировать?
Входящую корреспонденцию условно можно разделить на:
- письма-запросы;
- ответы на отправленные ранее запросы;
- сопроводительные письма;
- справочно-информационные документы.
Перечень типов документов, не подлежащих регистрации, обычно указан в инструкции по делопроизводству или прописан в положении о документообороте организации. Но такие нормативные документы разработаны далеко не на всех предприятиях. Поэтому можно ориентироваться на примерный список документов, которые чаще всего не регистрируют:
- рекламные материалы;
- поздравления;
- программы совещаний;
- бухгалтерские документы;
- учебные планы и программы;
- исполнительные листы;
- судебные постановления и решения.
Отсеяв документы, не подлежащие регистрации, выделите из общей массы срочные, требующие немедленного доклада руководству. Обычно это письма из вышестоящих и контролирующих организаций, их нужно регистрировать в первую очередь.
Что делать с конвертами, в которых поступают документы? Их необходимо сохранять и подкалывать к письму в определенных случаях:
- на вложении нет обратного адреса и фамилии отправителя;
- нужно сохранить почтовый штемпель, чтобы при необходимости подтвердить по нему дату получения документа (обычно это касается юридических документов);
- на конверте нет пометки «Лично», но документ имеет личный характер;
- уже прошел срок исполнения документа;
- корреспонденция требует доплаты;
- при значительное разнице между датами подписания и получения документа.
В остальных случаях конверты уничтожают.
Основные правила и принципы регистрации документов
В первую очередь важно соблюдать принцип однократности регистрации входящих. В одной организации документу присваивают только один уникальный номер, и повторная регистрация должна быть исключена.
Если документ отправляют обычной почтой, а затем дублируют по email или факсу, то два экземпляра одного и того же письма могут поступить в организацию в разное время. В таких случаях важно исключить повторную регистрацию. Если сотрудник ведет регистрацию не в программе или системе электронного документооборота, а на бумаге, то ему приходится надеяться только на свою память. Использование специальных программ для регистрации корреспонденции позволяет избежать таких ошибок, и не регистрировать повторно документ с одним и тем же исходящим номером.
Второе важное правило — соблюдение сроков и своевременность регистрации. Входящие документы необходимо регистрировать либо в день их поступления, либо в течение следующего рабочего дня. Внутренние документы также регистрируют в день их подписания или утверждения (допускается также на следующий рабочий день). Соблюдение этих сроков важно, так как позволяет быстрее передавать документы на исполнение. Закрепить сроки нужно в приказе по делопроизводству, принятом в организации.
Разделение регистрационного учета. Для разных видов документов должен быть организован раздельный учет, то есть разные журналы регистрации.
Отдельно регистрируют:
- входящие письма;
- исходящие документы;
- приказы и распоряжения касательно деятельности организации;
- служебные записки;
- кадровые документы и приказы по личному составу;
- протоколы и др.
Регистрация всегда ведется в пределах одного календарного года, и с 1 января порядковая нумерация в каждом журнале документов начинается заново. Исключение составляют архивные описи дел, так как для них принято использовать сквозную нумерацию.
Порядок регистрации входящей корреспонденции
Процесс регистрации входящих включает в себя занесение данных о поступившем документе в регистрационную форму (журнал или программу). Если документ поступил на бумаге, на нем проставляют номер и дату. После регистрации его передают на резолюцию руководителю или на исполнение в соответствующее подразделение. Дальнейший порядок движения документа зависит от схемы, принятой в организации, и его содержания.
Реквизит «отметка о поступлении документа» состоит из уникального номера регистрации и даты поступления. Его проставляют в нижнем правом углу лицевой стороны первой страницы документа. Чаще всего для этих целей изготавливают специальный штамп, обязательно включающий в себя наименование организации.
Организации с большими объемами входящего документооборота также могут упростить поиск, дополняя порядковые регистрационные номера индексами для идентификации.
Способы регистрации входящих документов и корреспонденции
Вести журнал регистрации входящих документов можно на бумаге, вписывая от руки все данные о поступающей корреспонденции. Для этого подойдет обычная общая тетрадь, разлинованная на столбцы, или готовый бумажный журнал регистрации документов. Но этот вариант крайне неудобен и нежелателен, так как усложняет процесс регистрации, поиск документов и формирование отчетности по документообороту за год.
Более удобный вариант — вести учет в таблице Excel или других офисных программах. Но он оптимален только для организаций с небольшим объемом документооборота. Минусы такого подхода: невозможно прикрепить к таблице оригинал или скан письма, отправить на исполнение сотруднику или на согласование руководителю.
Наиболее современный и удобный вариант учета документов в организации — регистрация входящих и исходящих документов в специальной программе. Для этих целей можно использовать такие мощные программные продукты, как СЭД "Дело" или система "Тезис". Если в организации не так много документов, то можно рассмотреть простой и бюджетный варианты программы, например систему "Ведок".
Использование программы для регистрации входящих документов и корреспонденции позволяет хранить и быстро находить нужные документы, исключить повторную регистрацию, оперативно согласовывать нормативные документы и приказы, и знакомить с ними всех сотрудников. А также отслеживать исполнение документов в необходимые сроки и легко формировать необходимую отчетность. Обо всех преимуществах этого варианта мы подробно расскажем в следующей статье.
