Ведок - система управления документами и задачами для вашей компании

До сих пор регистрируете письма и документы на бумаге или в Excel? Тогда вы знаете, насколько сложно потом найти оригинал или копию нужного документа, и информацию о нем.

Начните использовать «Ведок», и вы получите единое место для хранения информации обо всех письмах и других документах вместо отдельных журналов. Теперь информация о регистрационных номерах, содержании писем и заданиях по ним будет всегда под рукой.

При регистрации в бумажном журнале или Excel всегда есть риск допустить ошибку – например, неверно указать порядковый номер или название контрагента.

«Ведок» автоматически назначает документу актуальный порядковый номер c учетом выбранной группы (входящие, исходящие, внутренние документы).

Если контрагент уже внесен в базу, не нужно повторно заполнять данные о нем – достаточно найти компанию по названию.

Контакты клиентов и их реквизиты хранятся в телефонах менеджеров, в блокнотах, в договорах, и их сложно быстро найти?

Пора организовать единый справочник, и для этого не обязательно покупать сложную CRM или вести справочник в 1С.

В системе “Ведок” все договоры и другие первичные документы обязательно “привязываются” к контрагенту. Заполните краткую карточку контрагента один раз, и в дальнейшем у вас не возникнет проблем с поиском его контактов и документов.

Прогулки по кабинетам с листом согласования и копиями договоров отнимают уйму времени, а еще уходит много бумаги на экземпляры для каждого согласующего?

Перенесите процесс согласования в электронный вид и автоматизируйте его.

Согласовывайте договоры в “Ведоке” последовательно с каждым ответственным, или параллельно сразу с несколькими сотрудниками. Участники процесса согласования могут обсуждать проект в системе, и указывать причины отклонения визы. В итоге вы не только экономите время и бумагу, но и получаете историю согласования всех договоров в электронном виде.

Менеджеры записывают поручения по договорам, но забывают про них? Или задачи ставят в программе, которая не связана с базой договоров, что вызывает путаницу?

Намного удобнее, когда ведение договоров и постановка задач совмещены в одной программе.

В “Ведоке” вы можете создавать задачу сразу из карточки договора, указывать ответственного за нее сотрудника и срок выполнения, а также видеть отчет исполнителя. Уведомления о новых задачах, напоминания о сроках и отчеты приходят на email.

Если у сотрудников нет удобной системы для отслеживания сроков договоров, есть риск не выполнить обязательства до нужной даты. Это может не только нанести урон репутации компании, но и стать поводом для судебных разбирательств.

Система учета договоров поможет легко отслеживать сроки исполнения, если указывать их сразу при создании договора.

В Ведоке карточка договора уже содержит поле “срок исполнения”, где можно указать конкретную дату, или количество календарных или рабочих дней. Сроки отображаются на календаре-дашборде, откуда можно сразу кликнуть на нужный договор.

При хранении договоров на компьютере невозможно быстро найти их по конкретным параметрам и сформировать реестр или отчет. Ведение реестра в Excel также не всегда помогает, ведь там не укажешь абсолютно все параметры договора.

Если договоров много, удобнее внедрить общую систему для их хранения.

В “Ведоке” вы можете искать договоры по десяткам параметров, указанных в карточке. Можно создавать из них отдельные подборки — например, выделять договоры на крупные суммы, за исполнением которых важно пристально наблюдать. А еще можно использовать простой полнотекстовый поиск по всем параметрам.