Папки для согласования (проектов документов)
Отправка на согласование и отслеживание итога
Получение на согласование, согласование
Завершение процесса согласование
Создание новой версии проекта

 

Согласование различных документов в небольших организациях, как правило, происходит посредством пересылки файла по электронной почте. А это создает ряд проблем и рисков:

  • Невозможно ограничить срок реакции согласующего лица на отправленный ему документ.
  • Документ рассылается только всем сразу, а организовать последовательное согласование практически невозможно.
  • Каждый, кому документ рассылается электронной почтой на согласование, работает с собственным экземпляром файла на своем компьютере или почтовом ящике. Он не видит замечаний и правок других коллег, даже если они их уже сделали.
  • Инициатору согласования приходится собирать итоговые замечания, полученные от всех участников процесса, из разрозненных сообщений электронной почты.
  • У всех участников согласования в почтовых ящиках скапливается множество редакций одного и того же документа из-за чего, часто на печать или в дальнейшую работу отправляется неактуальная редакция.

 

«Ведок» содержит встроенные механизмы согласования документов, позволяющие реализовать согласование документов внутри компании более четко, просто, надежно и наглядно.


В подавляющем большинстве случаев в небольших организациях применяется две схемы согласования документов:

 

1. С параллельным маршрутом - когда документ рассылается всем участникам сразу.
2. С последовательным маршрутом - когда документ передается по определенному перечню согласующих поочередно. В этом случае каждый следующий участник согласования получает документ и видит замечания своих коллег.

 

В стандартной поставке «Ведок» реализованы именно эти две схемы согласования, хотя, в случае необходимости, есть возможность реализации сложных маршрутов согласования и обработки документов, включая ветвления и переходы по различным условиям.

 

Папки для согласования (проектов документов)


Для согласования проектов документов в «Ведок» есть две стандартные папки:

1. Мои проекты.
2. На согласование.


В первой находятся все документы, которые данный пользователь отправлял коллегам на согласование. Здесь можно отслеживать ход согласования, увидеть сколько раз документ проходил повторное согласование и т.д.


Во второй документы появляются после того, как данному пользователю поступает на согласование очередной проект. Когда документ согласован – документ с задачей согласования исчезает из папки. Также документ исчезнет из этой папки, если истекло время, отведенное автором проекта для согласования документа.


Процедура отправки на согласование и согласования документов одинакова для всех видов документов, на которых предусмотрена данная функция.


Далее рассмотрим процедуру согласования на примере внутреннего документа.


Отправка на согласование и отслеживание итога


Создадим для примера Приказ о режиме доступа в офис в праздничные дни обычным путем, описанным в разделе Внутренние документы. Заполним аннотацию, обязательно приложим файл с проектом приказа, который требуется согласовать и сохраним приказ.


Обратите внимание на раздел Согласование в карточке документа. Этот раздел доступен на всех документах, для которых возможен запуск бизнес-процессов, в частности, процесса согласования.

 

Для направления приказа на согласование нажмите кнопку  в разделе Согласование. Откроется окно запуска процесса согласования.

 

 

Все файлы, которые были приложены к проекту документа – будут скопированы в форму запуска процесса согласования в секцию Файлы для согласования с Типом – Экземпляр автора. Файлы с этим типом согласующие не смогут изменять и удалять.


Если в карточке проекта документа были файлы с какими-то справочными данными, не подлежащие согласованию – их можно удалить из секции Файлы для согласования. Они не будут удалены из карточки, но не будут направляться согласующим.


Укажите вид требуемого маршрута согласования, по которому проект будет направляться участникам процесса: последовательно или параллельно (всем сразу).


После запуска процесса согласования изменить вид маршрута невозможно без отмены процесса и повторного запуска согласования.

Используйте поле  если нужно обозначить срок завершения согласования. Если это срок указан, и согласующий до этого момента не согласовал проект, то для данного согласующего автоматически будет проставлена виза «согласование просрочено».

 

При варианте маршрута «Последовательно» время, отведенное на согласование, будет равномерно разделено между всеми участниками согласования с учетом порядка следования проекта по маршруту.


Добавьте участников согласования. При последовательном согласовании, проект будет автоматически направляться визирующим по порядку, сверху вниз по списку. При необходимости, до запуска процесса можно изменить порядок следования участников согласования, используя кнопки .

 

 

Остается Запустить процесс согласования.


Обратите внимание, что при создании карточки приказа Ведок автоматически назначил следующий номер приказа (П-3) в соответствии с настройкой вида номера (см. раздел Группы документов). Однако после запуска процесса согласования номер будет освобожден до момента завершения согласования проекта. Карточка приказа приобретет следующий вид:

 

 

В поле Рег. № мы видим надпись «проект», а номер П-3 освобожден до завершения процесса согласования. Это сделано для того, чтобы соблюсти порядок следования номеров документов в хронологическом порядке их подписания, что критично для большинства документов.


В данном примере мы начали Согласование приказа П-3, значит, документ фактически еще не утвержден и не подписан, актуальный номер будет ему назначен после завершения согласования с положительным итогом.

Внимание! Исключение составляют документы, у которых в настройках группы документов или группы документов продаж установлен признак «Свободный номер».

Для таких групп документов, а так же групп документов продаж с видом «Заказ» номер остается неизменным при запуске и окончании процесса согласования.

В новых версиях это поведение можно будет настраивать индивидуально в конструкторе процессов.


В разделе Согласование до его завершения теперь будет отображаться ссылка с информацией об активном процессе согласования, виде маршрута и времени запуска процесса: 
Файл документа, который находится в процессе согласования, в карточке проекта документа будет отмечен значком .

Все согласования документов, которые инициировал пользователь, автоматически помещаются в папку Мои проекты, где инициатор проекта может отслеживать ход согласования и управлять им.

 

 

В папке Мои проекты у инициатора согласований будет отображаться сводная картина по запущенным этим пользователем процессам.


Не завершенный процесс согласования отмечен как Активен. Его статус будет таковым если не все участники процесса рассмотрели и согласовали проект.


Если при запуске согласования предельный срок указан не был, то в этом случае процесс будет активным бессрочно, до тех пор, пока все участники согласования не выразят свое решение.


Однако, если при запуске согласования инициатором бы указан предельный срок завершения согласования, то процесс перестанет быть активным (автоматически завершится) в указанный срок. Если до этого срока кто-то из согласующих не успел выразить свое решение, то в качестве результата согласования этого сотрудника будет автоматически проставлено «Согласование просрочено».


Процессы, искусственно прерванные по каким-то причинам инициатором, будут отмечены как Отменен.


Если процесс согласования завершился, то дата и время его завершения отображается в колонке Дата завершения.


Инициатор процесса согласования может отслеживать ход процесса и управлять им. Для перехода к экрану управления запущенным процессом нажмите на ссылку, отображающую дату и время начала согласования.