Данный функционал представлен в версии 1.4.4.х в качестве предварительной редакции, и в последующих версиях Ведок может быть переведен в категорию платных опций.
Содержание раздела:
- Подробнее о функционале Реестра оплат
- Права пользователя, влияющие на доступ к функционалу
- Работа с экраном Реестр оплаты
- Оформление Поступлений средств
- Оформление Оплат по входящим документам
- Особенности реализации функционала Реестр оплаты
- Вкладка «Оплаты по документу»
Подробнее о функционале Реестра оплат
Реестр оплаты предназначен для ведения истории платежей по документам продаж (Заказы, Счета, Договоры и т.п.).Экран позволяет вводить данные о Поступлениях и Оплатах, связывать эти сведения с документами продаж. Он доступен из главного меню приложения.
В свою очередь, на документе продаж на вкладке «Оплаты по документу» можно увидеть сводные данные о Поступлениях /Оплатах по этому документу и итоговое состояние расчетов по нему.
Таким образом, возможности Реестра оплаты позволяют видеть укрупненную «управленческую картину» по состоянию оплат коммерческих документов.
Однако следует иметь в виду, что данные функции не претендуют на замену полноценным классическим средствам бухгалтерского учета.
Права пользователя, влияющие на доступ к функционалу Реестра оплаты
Пользователю может быть полностью либо частично недоступна работа с Реестром оплаты, если у него недостаточно разрешений.
Для разграничения доступа к функциям Реестра оплаты существуют две стандартные роли: Просмотр реестра оплаты, Редактирование реестра оплаты.
Чтобы пользователю в главном меню был доступен пункт Реестр оплаты и он мог видеть данные на закладке «Оплаты по документу» – ему нужно как минимум назначить роль Просмотр реестра оплаты.
Если пользователь должен иметь возможность еще и вносить или редактировать информацию в Реестре оплаты – ему требуется назначить роль Редактирование реестра оплаты.
Подробно назначение прав описано в разделе Назначение прав пользователю.
Следует иметь в виду, что на доступность на документе вкладки «Оплаты по документу» так же влияет специфическое разрешение «просмотр сумм всех договоров» (см. Специфические разрешения). Если у пользователя нет этого разрешения – информация на данной вкладке будет ему недоступна, если он не является автором данного документа и не обозначен в поле Менеджер в документе.
Работа с экраном Реестр оплаты
На экране отображается полный перечень записей Реестра оплаты и имеются стандартные возможности использования Фильтра.
Если пользователю назначена роль Редактирование реестра оплаты, то он может добавлять, удалять и редактировать записи на этом экране.
Поступление – это поступление оплаты по документу продаж, существующему в «Ведок», в котором ваша компания является Исполнителем. Это поступления по вашим обычным Счетам, Заказам, Договорам, выставленным вашим клиентам.
Оплата – это оплата по поступившему («входящему») документу продаж, существующему в «Ведок», в котором ваша компания является Клиентом. Это ваши оплаты сторонним контрагентам по «входящим» Счетам, расходным Договорам и т.п.
Оформление Поступлений средств
Для фиксации в Реестре оплаты факта поступления денег по документу продаж нажмите кнопку "Поступление" , после чего откроется окно для заполнения данных записи реестра.
Заполните обязательные поля «Дата платежного документа», «Номер платежного документа».
Введите сумму поступления и выберите документ, по которому поступили средства. В списке выбора отображаются виды документов продаж. Для примера выберем Договор. Откроется стандартное окно просмотра перечня договоров для выбора нужного документа.
Для поиска в нем можно использовать стандартный Фильтр (см. Поиск по атрибутам). Например, будем искать по номеру Договора услуг нашей компании.
После того, как мы нашли нужный документ, выберем его двойным щелчком. Поля Плательщик и Получатель заполнятся автоматически из Договора. Если Плательщик и/или получатель оплаты по договору отличается от Клиента и Исполнителя в договоре (такое возможно при различных взаимозачетах) – вы можете их изменить, выбрав нужные значения из справочника Контрагенты.
В поле «Примечание» можно указать любые комментарии к этому поступлению средств.
Установите флажок «Подтверждено», если это окончательные сведения о поступлении. Если этого не сделать – запись Реестра оплаты считается «черновиком» и не учитывается в состоянии расчетов на закладке «Оплаты по документу».
Нажмите «ОК» для сохранения записи Реестра оплаты. Наша новая запись отобразится в реестре.
Оформление Оплат по входящим документам
Кнопка "Оплата" открывает экран для создания записи об оплате по внешнему документу продаж. Этот экран аналогичен экрану создания записи Поступления с учетом того, что в данном случае ваша компания является Плательщиком по внешнему документу (Счету, Хозяйственному договору и т.п.), внешний Контрагент является Получателем денег, а вводим мы сумму Расхода (оплаты контрагенту), а не Прихода.
Особенности реализации функционала Реестр оплаты
Типичным сценарием для оформления записей в Реестре в «Ведок» считается то, что в подавляющем большинстве случаев по «обычным» документам продаж (Заказы, Счета, Договоры и др., где ваша компания является Исполнителем) – в записи реестра о Поступлении Плательщиком будет являться сторонний Контрагент, который указан в поле Клиент документа, по которому поступил платеж. А Получателем будет одна из ваших компаний.
И наоборот – по «расходным» документам продаж (входящие Счета, Хозяйственные договоры и др., где ваша компания является Клиентом) требуется вводить информацию об Оплате по документу в адрес стороннего Контрагента, указанного в поле Исполнитель документа, по которому делается запись об оплате. А ваша компания будет являться Плательщиком.
Поэтому типичное поведение экранов ввода данных об Оплате и Поступлении учитывает именно эти сценарии и контролирует и упрощает ввод данных исходя из них.
Так на экране Поступления/Оплаты, при выборе документа, с которым связан платеж/оплата, поля Плательщик и Получатель заполняются автоматически (если они еще не заполнены) исходя из типового сценария:
- Контрагент из поля Клиент документа продаж записывается в поле Плательщик.
- Контрагент из поля Исполнитель записывается в поле Получатель.
Поля Плательщик и Получатель при необходимости можно заполнить вручную.
Например, при оформлении Оплаты при ручном заполнении поля Плательщик, при начале ввода идет подбор из контрагентов только с признаком «Наша компания». Т.к. самым распространенным сценарием считается ведение Оплат по расходным («входящим») документам продаж, где ваша компания является Клиентом.
Но в нетипичной ситуации вы можете выбрать любого Контрагента из справочника нажав кнопку 
рядом с полем ввода.
При ручном заполнении поля Получатель для Оплаты – будет предлагаться выбор любого контрагента, т.к. типичным сценарием является именно ведение Оплат в адрес сторонних контрагентов по «входящим» (расходным) документами продаж.
Аналогично типовой сценарий обыгрывается на экране ввода Поступления. При начале ввода в поле Плательщик идет выбор из любых Контрагентов. А при ручном заполнении поля Получатель для Поступления – будет предлагаться выбор контрагента с признаком «Наша компания», т.к. типичным сценарием является именно ведение Поступлений от сторонних контрагентов по «обычным» (доходным) документами продаж.
И аналогично, при необходимости отойти от типичного сценария – можно нажать кнопку рядом с полем ввода и выбрать абсолютно любого контрагента.
Благодаря такому подходу, если у вас есть необходимость отразить в Реестре платежи, выходящие за рамки типового сценария – у вас сохраняется такая возможность.
Например, в рамках каких-то соглашений о взаимозачетах Плательщиком по вашему доходному Договору, Счету, Заказу может быть не тот контрагент, который является Клиентом в документе, а третья компания. В этом случае при вводе Поступления можно заполнить поле Плательщик вручную.
На вкладе Договора «Оплаты по договору» этот платеж отразится корректно, т.к. она учитывает платежи по Документу вне зависимости от того, кто является Плательщиком или Получателем.
В текущей версии «Ведок» функционал Реестра оплаты не предусматривает автоматическое изменение Статуса и признака «Оплачен» на документах продаж в зависимости от состояния расчетов по документу.
Т.е. если в «Ведок» создан Счет на сумму 50 000 руб. и в Реестре оплаты появилась запись о поступлении по этому Счету суммы 50 000 руб. – статус Счета и признак «Оплачен» не будет изменен автоматически.
Вкладка «Оплаты по документу»
Если пользователь, обладающий всеми нужными разрешениями, откроет документ продаж, по которому были внесены записи в Реестр оплат – на вкладке «Оплаты по документу» он увидит все поступления средств по Реестру оплат по данному документу. В верхней части вкладки в секции «Состояние расчетов» будет отображено текущее состояние расчетов.
Для примера откроем Договор услуг У-7, по которому мы только что внесли в Реестр оплат подтвержденную запись о Поступлении средств, и перейдем на вкладку экрана «Оплаты по документу».
Здесь мы в секции «Состояние расчетов» видим сводную информацию по документу:
- сумма по договору;
- сумму поступивших на данный момент платежей по этому документу на основе подтвержденных записей Реестра оплат;
- остаток – как разница между суммой договора и поступлениями по этому документу.
При наличии у пользователя роли Редактирование реестра оплаты ему доступна кнопка «Поступление» для того, чтобы внести новую запись в Реестр оплат именно по этому документу. И кнопка «Удалить», которая позволяет удалить запись, связанную с этим документом из Реестра оплат.
Ниже располагается таблица со всеми записями Реестра оплат, по этому документу и связанным с ним документами продаж.
Отображение информации на вкладке «Оплаты по документу»
Расчет сумм в секции «Состояние расчетов» и отображение в табличной части сведений о поступлениях/платежах учитывает не только те записи Реестра оплат, которые непосредственно связаны с этим документом, но и записи Реестра, которые отражают поступления/оплаты по связанным (подчиненным) документам.
Например, есть Договор услуг №У-10 на сумму 100 000 руб. Оплата по договору проходит в 2 этапа: аванс и окончательный расчет на основании выставленного Счета и Акта.
При полном оформлении всех документов в «Ведок» будет создан Договор услуг №У-10 на сумму 100 000 руб. Далее, с экрана Договора с помощью кнопки «Создать связанный» будет создан Счета на Аванс. И позднее аналогично будет создан связанный Акт и Счет на Расчет по Договору.
При безналичной форме оплаты, как правило, Клиент в платежных поручениях в «основании платежа» будет указывать номер и дату Счета на Аванс и Счета на Расчет.
Соответственно и при оформлении в «Ведок» Поступлений в Реестре платежей сначала будет создана запись поступления денег по Счету на Аванс. А позднее – запись о Поступлении по Счету на расчет.
Т.к. наши Счета были созданы как Связанные из Договора, то перейдя на экран Договор услуг №У-10 на вкладке «Оплаты по документу», мы увидим следующее:
В табличной части сведений о поступлениях/платежах мы видим данные о поступлении денег по Счету на Аванс и по Счету на Расчет. А в секции «Состояние расчетов» мы видим, что сумма Поступлений и Остатка по данному Договору рассчитана корректно, хотя записи Реестра указывают не на сам Договор, а на связанные с ним Счета по договору.
Это возможно благодаря тому, что через функцию «Создать связанный» возможно создание только определенных документов, являющихся в логике учета «подчиненными» по отношению к основному.
Если Клиент при перечислении Расчета укажет в «основании платежа» платежного поручения не Счет на Расчет, а сам Договор, и соответствующим образом будет оформлено Поступление в Реестре платежей – на вкладке «Оплаты по документу» также отобразится корректная информация.
В текущей версии «Ведок» при отображении информации на данной вкладке не в полной мере поддерживается обработка возможных возвратов излишне перечисленных сумм по документу.
Например, клиент мог ошибочно перечислить бОльшую сумму, чем сумма Договора. Обычно такого рода возвраты средств производятся на основании письма с запросом от контрагента или акта сверки.
Реестр оплаты в настоящий момент не поддерживает возможности фиксировать Поступления/Оплаты по таким документам. Поэтому, если вы отразите возврат излишне перечисленной суммы в Реестре оплат, сославшись на сам договор или счет к договору, по которому произошла переплата, то увидите следующее:
В табличной части вкладки мы видим запись из Реестра оплаты о возврате переплаты, если она ссылается на сам договор или на связанные с ним документы продаж (счета, акты).
Однако, при растете сумм Поступление и Остаток этот возврат средств учтен не будет.
Если сценарий учета переплат и возвратов по документам будет востребован у пользователей «Ведок» – мы доработаем логику расчета состояния взаиморасчетов по документам в новых версиях.
