Работа с задачами

Работа с задачами
Создание задачи
Папки задач
Контрольные и неконтрольные задачи
Исполнители и помощники 
Отчеты исполнителей и помощников
Обсуждения
Конфиденциальные задачи

 

Работа с задачами

 

Использование функций по управлению задачами позволяет четко организовать собственную работу, наладить взаимодействие между сотрудниками и подразделениями, повысить динамику компании, снизить риски несоблюдения сроков исполнения обязательств перед клиентами.


В «Ведок» Задачи могут существовать сами по себе, могут быть связаны с любым из документов в системе, подзадачи могут быть связаны с другой задачей (вышестоящей).

 

Создание задачи

Самый быстрый способ создания Задачи – воспользоваться кнопкой быстрого создания в панели меню и папок. Если вы еще не выбрали Задачи в качестве элемента для быстрого создания – сделайте это и нажмите кнопку . Откроется окно создания Задачи.

 

 

Единственным обязательным для заполнения полем является Описание задачи. Для создания быстрых заметок для себя этого уже достаточно, и это является хорошей заменой стикерам, обычно наклеиваемым на монитор.

 

 

Все быстрые задачи, в которых заполнено только Описание, автоматически попадают в папку Не забыть. Можно в любой момент обратить внимание на эту папку, перейти в нее, просмотреть все оставленные ранее на скорую руку записи, просто выполнить быструю задачу или запланировать ее выполнение на конкретный срок, возможно, направить Задачу на исполнение другому сотруднику.

 

Папки задач

 

Стандартно в «Ведок» для работы с Задачами есть папки:

  1. Все задачи. Здесь отобразятся все задачи, когда-либо были созданые в «Ведок», к которым есть доступ у данного пользователя.
  2. Задачи назначенные мне – задачи, которые предстоит выполнять. Здесь находятся задачи, направленные другими пользователями сотруднику, который сейчас работает в «Ведок». А также задачи, созданные самим пользователем, у которых заполнен Срок, но не определен исполнитель.
  3. Задачи созданы мной – задачи, которые вы направили другим сотрудникам. В этой папке находятся задачи, созданные сотрудником, который сейчас работает в «Ведок», и у которых есть хотя-бы один Исполнитель.
  4. Не забыть – папка для быстрых заметок для себя. Здесь находятся задачи, у которых нет исполнителя и не определён Срок. Если, вернувшись в папку «Не забыть» вы откроете задачу и заполните в ней Срок или Исполнителя, то задача переместится в папку «Задачи созданы мной».
  5. Отчеты – папка для отчетов по контрольным задачам. Если в задаче поставлена отметка Контроль, то задача становится «контрольной». Исполнители такой задачи должны будут написать по ней Отчет, который будет отправлен автору задачи на проверку и подтверждение. Методика работы с контрольными задачами описана ниже.

 

Все папки задач, кроме папки Отчеты, имеют два представления: в виде «плашек» и в виде таблицы.

 

Изменить вид можно с помощью переключателя .

 

 

Задачи в этом представлении автоматически группируются по сроку, указанному в задаче.

 

Активный значок  указывает на то, что в задаче есть новые отчеты исполнителей.

 

Если значок  выделен цветом (активен) – это говорит о том, что данная задача конфиденциальная и доступна только ее участникам.

 

Активный значок  означает наличие новых (непрочитанных) обсуждений.

 

Активный значок  указывает на наличие файлов, приложенных к задаче.

 

Табличное представление позволяет гибко управлять отображением информации в папке. При наведении указателя на правый край шапки таблицы появляются значки меню настройки отображения  .

 

Нажмите на значок , чтобы изменить перечень отображаемых колонок.

 

 

Для изменения порядка следования колонок – просто переместите в шапке таблицы заголовок колонки в нужное расположение.