Обратите внимание: представленный материал актуален для версий 1.4 и ниже. Если вы используете версию 1.5, рекомендуем руководствоваться инструкциями, которые вы скачали вместе с дистрибутивом данной версии.
В ближайшее время информация в этом разделе будет актуализирована.
Папки документов
Создание документа
Входящие письма
Исходящие письма
Внутренние документы
Авансовые отчеты
«Ведок» позволяет вести регистрацию бизнес-переписки и внутренних документов, обеспечивает возможность быстрого создания документа по соответствующему шаблону.
Папки документов
Стандартно в «Ведок» для работы с бизнес-перепиской и внутренними документами есть папки:
- Все документы — все документы (входящие письма, исходящие, внутренние документы), созданные в «Ведок», к которым есть доступ у данного пользователя.
- Входящие письма — группа документов которые относятся к виду Входящий, и к которым есть доступ у данного пользователя.
- Исходящие письма — группа документов которые относятся к виду Исходящий, и к которым есть доступ у данного пользователя.
- Внутренние документы — группа документов которых относится к виду Внутренний, и к которым есть доступ у данного пользователя.
Перечень документов в папке отображается в табличном виде, поддерживающим возможность группировки. Набор отображаемых колонок зависит от вида документов. Находясь в любой из папок, можно создать (зарегистрировать) документ любого вида.
Создание документа
Самый быстрый способ создания документа – воспользоваться кнопкой быстрого создания в панели меню и папок. Если вы еще не выбрали там Документ в качестве элемента для быстрого создания – сделайте это и нажмите кнопку 
. Появится запрос выбора вида документа, а после этого откроется окно создания документа соответствующего вида.
Также создать документ можно с экрана любой из папок документов, используя кнопку Зарегистрировать.
Входящие письма
Экраны создания/редактирования различных видов документов имеют разный набор полей. Ниже приведен экран создания Входящего документа.
Если в «Ведок» создано несколько групп документов с типом Входящий, то первое, что потребуется сделать – выбрать группу документов. Иначе все поля будут недоступны для редактирования. После выбора группы документов автоматически заполнится номер документа, в соответствии с настройкой этой группы документов. В поле Адресат (кому) автоматически заполнится организация, указанная для этой группы документов в качестве владельца (см. раздел Группы документов).
Из важных реквизитов остается заполнить только поле Корреспондент (от), исх.№ и дату, если они указаны в поступившем документе.
Поле Корреспондент заполняется из справочника Контрагенты и поддерживает быстрый подбор по вхождению ключевой фразы. Достаточно начать набирать название организации, чтобы увидеть похожие записи в справочнике.
Если требуется добавить в справочник новую организацию или перейти в окно справочника Контрагенты для ручного выбора, то нажмите кнопку 
.
После сохранения нового входящего письма станут доступны для ввода остальные поля.
Секция Файлы позволяет приложить к карточке файл документа и работать в дальнейшем с приложенными файлами.
Секция Задачи позволяет создавать задачи, связанные с этим документом. Для быстрого ввода задачи достаточно ввести несколько слов описания задачи, при необходимости, выбрать срок из календаря 
и нажать Enter или 
. После чего Задача появится в документе и попадет в папку задач «Не забыть». В любой момент ее можно открыть для редактирования и добавить исполнителей, если задача должна быть направлена другому пользователю. Возможности создания задач к документу абсолютно идентичны для всех видов документов.
Исходящие письма
Помимо описанных выше способов создания документа, исходящее письмо, направляемое в ответ на ранее зарегистрированное в «Ведок» входящее письмо, можно быстро создать из документа, на который вы отвечаете. На экране Входящего документа для этого есть ссылка Создать ответ.
В этом случае входящее письмо и письмо-ответ будут связаны, и будет возможность быстрого перехода между ними. А в созданном исходящем письме автоматически заполнится поле Адресат (кому).
Экраны создания/редактирования различных видов документов имеют разный набор полей. Ниже приведен экран создания Исходящего документа.
Если в «Ведок» создано несколько групп документов с типом Исходящий, то первое, что потребуется сделать – выбрать группу документов. Иначе все поля будут недоступны для редактирования. После выбора группы документов автоматически заполнится номер документа, в соответствии с настройкой этой группы документов. В поле Корреспондент (от) автоматически заполнится организация, указанная для этой группы документов в качестве владельца (см. раздел Группы документов).
Из важных реквизитов остается заполнить только поле Адресат (кому), если документ создается без использования ссылки 
на входящем письме, и краткое содержание или само содержимое письма.
«Ведок» позволяет быстро создавать исходящие письма с соблюдением необходимых правил оформления официальной переписки, используя для этого шаблоны. Поэтому поле содержимого письма поддерживает основные возможности форматирования текста и проверку орфографии средствами используемого для работы интернет-браузера.
Для создания письма по шаблону сохраните новый документ, после чего воспользуйтесь кнопкой Создать по шаблону в секции Файлы.
Выберите в выпадающем меню нужный шаблон (если их несколько) и дождитесь, когда «Ведок» сформирует файл документа, который автоматически появится в секции Файлы. Возможные для данной группы документов шаблоны задаются при настройке системы (см. раздел Группы документов).
Файл содержит письмо, оформленное в соответствии с шаблоном организации. Формирование файлов по шаблону возможно в различных форматах (docx, doc, pdf, xls).
Созданный документ можно согласовать с другими пользователями «Ведок». Процедура согласования документов описана в разделе Согласование документов.