Кроме описанных в разделе «Поиск» возможностей поиска и фильтрации документов в Папках приложения, в системе существует еще два механизма для поиска информации и хранения подборок документов/задач – это Наборы и Папки поиска. Они объединены в меню под пунктом «Мои подборки».

 

Наборы
Папки поиска

 

Наборы

Наборы представляют собой произвольную подборку однотипных документов, в которую в любой момент можно добавлять новые записи или удалять их из состава набора. Они полезны в том случае, если требуется создать некую подборку документов, к которой требуется возвращаться некоторое время.


Например, отдельные Договоры могут требовать особого внимания до завершения их исполнения. В этом случае удобно создать Набор, в который будут добавлены такие договоры, тогда вернуться к ним можно будет одним нажатием мышки.


По серьезному рабочему вопросу с партнерами или клиентами может возникать официальная переписка. В этом случае случаем до решения данного вопроса тоже будет удобно хранить все входящие и исходящие письма, касающиеся этой темы, в отдельном Наборе.


Возможность создавать и изменять Наборы доступна только пользователям, с ролью «Создание/изменение наборов».


Создаются наборы с любого экрана, отображающего список документов или задач. Для этого нужно выделить в списке одну или несколько записей (если экран поддерживает множественное выделение) и нажать кнопку , а в открывшемся окне нажать кнопку  для создания нового Набора документов.

 

 

Теперь Набор создан и отображается в панели меню того пользователя, который его создал.

 

 

Теперь в любой момент, когда нам надо вернуться к этом набору документов — достаточно щелкнуть мышкой по набору «Возврат обеспечения» в пункте меню «Мои подборки». Набор открывается отдельной вкладкой в рабочей области и будет содержать только те документы, которые мы добавили в набор.


Экран Набора очень похож на экран работы с перечнем документов, но в названии вкладки отображается название Набора, и на экране есть некоторые дополнительные функции: «Добавить в тек.набор» и «Удалить из набора».

 

Важной особенностью является то, что экран отображает документы в подборке по состоянию на момент открытия экрана. Т.е. если вы открыли набор документов, затем перешли в окно с перечнем документов и добавили еще документов в этот набор - вернувшись на открытый ранее экран набора вы увидите старый перечень документов.
Для обновления состояния набора (если он был изменен с другого экрана) - нужно закрыть экран набора и открыть его повторно.

 

 

Если какой-то документ больше не нужен в Наборе, выделите эту строку и нажмите кнопку . Документ будет исключен из набора, но не будет удален из системы.

 

После того, как из набора будет удален последний документ – автоматически удалится и сам набор. Система не хранит пустые наборы.


При необходимости добавить другие документы в этот набор, воспользуйтесь кнопкой . Экран будет переведен в режим поиска по документам, выделите нужный документ или несколько документов и нажмите «Выбрать».

 

 

Выделенный документ будет добавлен в набор.


Если Набор вам больше не нужен для того, чтобы его удалить, перейдите в набор, выделите все входящие в него записи и удалите их из набора. Пустой набор будет удален автоматически.

 

Папки поиска

 Фактически Папки поиска представляют собой экран перечня документов с критериями поиска для часто требуемого сценария. Попки поиска могут использоваться всеми пользователями.


Папки поиска создаются пользователем с правами администратора или пользователем, обладающим специальным правом «Создание/изменение глобальных папок поиска».


Например, может быть полезным создание папок поиска «Входящие письма в текущем месяце» или «Неоплаченные счета».


Самый правильный способ создания папок поиска – из папки приложения, предназначенной для отображения всех документов данного типа («Все счета», «Все документы» и т.п.) или с экрана перечня документов в меню приложения.
В качестве примера создадим папку поиска, доступную всем пользователям, которая будет отображать все входящие документы, зарегистрированные в текущем месяце. Перейдем в папку «Все документы» и добавим новые, нужные нам, условия поиска как это было ранее описано в разделе «Создание условий поиска, настройка параметров фильтра».