Обратите внимание: представленный материал актуален для версий 1.4 и ниже. Если вы используете версию 1.5, рекомендуем руководствоваться инструкциями, которые вы скачали вместе с дистрибутивом данной версии.
В ближайшее время информация в этом разделе будет актуализирована.
Кроме описанных в разделе «Поиск» возможностей поиска и фильтрации документов в Папках приложения, в системе существует еще два механизма для поиска информации и хранения подборок документов/задач – это Наборы и Папки поиска. Они объединены в меню под пунктом «Мои подборки».
Наборы
Наборы представляют собой произвольную подборку однотипных документов, в которую в любой момент можно добавлять новые записи или удалять их из состава набора. Они полезны в том случае, если требуется создать некую подборку документов, к которой требуется возвращаться некоторое время.
Например, отдельные Договоры могут требовать особого внимания до завершения их исполнения. В этом случае удобно создать Набор, в который будут добавлены такие договоры, тогда вернуться к ним можно будет одним нажатием мышки.
По серьезному рабочему вопросу с партнерами или клиентами может возникать официальная переписка. В этом случае случаем до решения данного вопроса тоже будет удобно хранить все входящие и исходящие письма, касающиеся этой темы, в отдельном Наборе.
Возможность создавать и изменять Наборы доступна только пользователям, с ролью «Создание/изменение наборов».
Создаются наборы с любого экрана, отображающего список документов или задач. Для этого нужно выделить в списке одну или несколько записей (если экран поддерживает множественное выделение) и нажать кнопку 
, а в открывшемся окне нажать кнопку 
для создания нового Набора документов.
Теперь Набор создан и отображается в панели меню того пользователя, который его создал.
Теперь в любой момент, когда нам надо вернуться к этом набору документов — достаточно щелкнуть мышкой по набору «Возврат обеспечения» в пункте меню «Мои подборки». Набор открывается отдельной вкладкой в рабочей области и будет содержать только те документы, которые мы добавили в набор.
Экран Набора очень похож на экран работы с перечнем документов, но в названии вкладки отображается название Набора, и на экране есть некоторые дополнительные функции: «Добавить в тек.набор» и «Удалить из набора».
Важной особенностью является то, что экран отображает документы в подборке по состоянию на момент открытия экрана. Т.е. если вы открыли набор документов, затем перешли в окно с перечнем документов и добавили еще документов в этот набор - вернувшись на открытый ранее экран набора вы увидите старый перечень документов.
Для обновления состояния набора (если он был изменен с другого экрана) - нужно закрыть экран набора и открыть его повторно.
Если какой-то документ больше не нужен в Наборе, выделите эту строку и нажмите кнопку 
. Документ будет исключен из набора, но не будет удален из системы.
После того, как из набора будет удален последний документ – автоматически удалится и сам набор. Система не хранит пустые наборы.
При необходимости добавить другие документы в этот набор, воспользуйтесь кнопкой 
. Экран будет переведен в режим поиска по документам, выделите нужный документ или несколько документов и нажмите «Выбрать».
Выделенный документ будет добавлен в набор.
Если Набор вам больше не нужен для того, чтобы его удалить, перейдите в набор, выделите все входящие в него записи и удалите их из набора. Пустой набор будет удален автоматически.
Папки поиска
Фактически Папки поиска представляют собой экран перечня документов с критериями поиска для часто требуемого сценария. Попки поиска могут использоваться всеми пользователями.
Папки поиска создаются пользователем с правами администратора или пользователем, обладающим специальным правом «Создание/изменение глобальных папок поиска».
Например, может быть полезным создание папок поиска «Входящие письма в текущем месяце» или «Неоплаченные счета».
Самый правильный способ создания папок поиска – из папки приложения, предназначенной для отображения всех документов данного типа («Все счета», «Все документы» и т.п.) или с экрана перечня документов в меню приложения.
В качестве примера создадим папку поиска, доступную всем пользователям, которая будет отображать все входящие документы, зарегистрированные в текущем месяце. Перейдем в папку «Все документы» и добавим новые, нужные нам, условия поиска как это было ранее описано в разделе «Создание условий поиска, настройка параметров фильтра».